| Les remboursements de frais sont destinés à rembourser des frais réels, et non à donner des avantages en nature ou une rémunération déguisée. Toute rémunération, si modique et exceptionnelle soit-elle, n’est autre qu’un salaire et est, par conséquent, soumise à cotisations sociales. L’URSSAF demeure parfaitement intransigeante sur l’application de la règle commune qui s’applique à tout versement en espèces ou en nature. Selon cette règle, seuls les remboursements de frais n’y sont pas soumis, à condition qu’ils soient faits dans les règles.
FISC ET URSSAF
L’URSSAF vérifiera d’abord que la comptabilité de l’association contient toutes les pièces justificatives des remboursements de frais : factures, notes de restaurant, relevés kilométriques, etc. Vous devez pouvoir présenter les justificatifs de l’année en cours et ceux des trois années précédentes, cette période de trois ans correspondant au délai possible de contrôle. Elle contrôlera ensuite si ces frais remboursés à vos bénévoles correspondent bien à des frais nécessaires au fonctionnement de l’association. Ainsi, un relevé kilométrique doit comporter le lieu de départ et d’arrivée et l’objet du déplacement. De même, une note de restaurant doit comporter le nom et la fonction des personnes dont le repas a été payé par l’association et l’objet de la rencontre. Ne vous laissez surtout pas aller à la tentation de rémunérer un bénévole au moyen d’avantages en nature ! Ces avantages seraient immédiatement requalifiés en salaires par l’URSSAF. De plus, l’association et le bénévole s’exposeraient à une condamnation pour travail dissimulé. Les mêmes règles valent en cas de contrôle fiscal. C’est en effet l’administration fiscale qui publie chaque année le barème du coût kilométrique en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue. Si vous respectez scrupuleusement ces règles, l’association ne sera pas soumise à la taxe sur les salaires et le bénévole n’aura pas à déclarer ses remboursements de frais dans ses revenus.
ALORS, QUE FAIRE ??
Etre très rigoureux. Vous devez exiger les justificatifs de frais de vos bénévoles avant tout remboursement. C’est quelquefois peu agréable à l’égard de personnes dévouées, mais c’est indispensable. Établissez des feuilles de remboursement types où figureront l’identité du bénévole, l’objet des frais engagés et tous les éléments utiles à la justification des frais. Agrafez sur ces feuilles les notes correspondantes. Vous n’aurez plus ensuite qu’à traiter comptablement et à classer ces feuilles de frais comme des factures.
CONCLUSION
Pour ne rien oublier, il faut signaler une légère ambiguïté. Le Gouvernement a mis en place ces dernières années des dispositifs spécifiques d’allègement des cotisations sociales. Il a même, dans certains cas (sport, formation...), admis le non-assujettissement complet aux cotisations de sécurité sociale de certaines rémunérations modiques et occasionnelles. Pour autant, ce dispositif ne fait pas office de règle générale : sauf texte précisant explicitement les cas particuliers, la règle commune s’applique toujours.
A ne pas oublier !
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